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Mise en place d'une plateforme de collecte intelligente et d'échange sécurisé de documents

ENTRE :

9532-8654 QUEBEC INC., société légalement constituée selon la Loi sur les sociétés par actions, ayant son siège social au 1888, avenue Drouin, Québec (Québec) G1E 3W4, représentée par M. Antoine Dominique Maboula, président, dûment autorisé à signer le présent contrat (ci-après le « Prestataire »),

ET :

KOSTAKOS NOTAIRE INC., société légalement constituée, ayant son siège social au 457-3535, boulevard Saint-Charles, Kirkland (Québec) H9H 5B9, Canada, représentée par Me Effie Kostakos, notaire, dûment autorisée à contracter dans le cadre de ses fonctions,

Le Prestataire et le Client peuvent être désignés individuellement comme une « Partie » et collectivement comme les « Parties ».

ARTICLE 1. OBJET DU CONTRAT

Le Prestataire s'engage à concevoir, configurer et mettre à disposition du Client une plateforme web de collecte et d'échange sécurisé de documents (ci-après la « Plateforme »), adaptée à la pratique notariale du Client, comprenant notamment :

• Un (1) formulaire dynamique, conditionnel et sécurisé de collecte intelligente, adapté aux dossiers immobiliers (achat, vente, refinancement), incluant les volets état civil et régime matrimonial, ainsi que la collecte des pièces d'identité (recto verso) compatibles sur mobile et ordinateur ;

• La personnalisation du formulaire pour y intégrer, sur la base du document de référence fourni par le Client, des volets « Testament » et « Mandat de protection », et le retrait des éléments non pertinents pour la pratique du Client ;

• Un module d'échange sécurisé de documents avec mot de passe, date d'expiration, restrictions de téléchargement et d'impression, ainsi qu'une fonction de demande de documents par lien de dépôt ;

• L'intégration de la Plateforme à l'environnement de stockage du Client (OneDrive ou équivalent) afin d'assurer la réception, le classement automatique (par nom et date) et la conservation des documents transmis ;

• La création des accès utilisateurs pour l'équipe du Client (jusqu'à cinq (5) utilisateurs) ;

• L'intégration du consentement requis en vertu de la Loi 25 et l'affichage de la politique de confidentialité du Client (ou, à défaut, d'une politique rédigée par le Prestataire à la demande du Client) ;

• L'accompagnement à la configuration, aux tests et à la formation initiale de l'équipe à l'utilisation de la Plateforme.

Toute fonctionnalité, intégration ou personnalisation additionnelle non décrite au présent article fera l'objet d'un avenant écrit ou d'un devis distinct.

ARTICLE 2 – PRIX ET MODALITÉS DE FACTURATION

2.1 Frais de mise en service

Les frais de mise en service comprennent la configuration de la Plateforme, la personnalisation du formulaire selon les besoins du Client et la mise en place de la redirection vers le stockage OneDrive (ou équivalent).

Ces frais sont facturés au tarif horaire de quatre-vingt-cinq dollars (85,00 $) plus taxes applicables, pour une durée estimée de deux (2) heures de travail, soit cent soixante-dix dollars (170,00 $) plus taxes.

Les frais de mise en service sont facturés après la mise en service complète de la Plateforme. Toute heure additionnelle requise au-delà de l'estimation, à la demande du Client ou en raison d'exigences particulières non prévues au présent contrat, sera facturée au même tarif horaire, sur présentation préalable d'une estimation au Client.

2.2 Forfait Mensuel

Le Client souscrit au forfait Professionnel du Prestataire au prix de cent quatre-vingt-dix-neuf dollars (199,00 $) par mois, plus taxes applicables, lequel comprend :

• Cinq (5) utilisateurs ;

• Envois illimités et collectes illimitées ;

• Vingt-cinq (25) Go d'espace de stockage ;

• La Collecte intelligente (un (1) formulaire personnalisé) ;

• Jusqu'à dix (10) fichiers par lien d'échange ;

• Permissions granulaires et restriction par adresse IP ;

• Notifications d'accès et journaux d'audit conservés quatre-vingt-dix (90) jours ;

• Assistance technique prioritaire avec délai de réponse de vingt-quatre (24) heures ouvrables.

Le premier mois de service est payable à la signature du présent contrat. Les mois subséquents sont facturés mensuellement, à la date anniversaire de la mise en service.

Support technique

2.3 Modalités de paiement

Les paiements sont exigibles à réception des factures transmises par le Prestataire et peuvent être réglés par virement bancaire, carte de crédit ou tout autre moyen accepté par les deux Parties.

En cas de retard de paiement, des intérêts au taux légal applicable au Québec pourront être exigés à compter du dixième (10ᵉ) jour suivant la date d'échéance, sans qu'une mise en demeure préalable ne soit nécessaire.

Le Prestataire se réserve le droit de suspendre l'accès à la Plateforme en cas de retard de paiement excédant trente (30) jours, sur préavis écrit de cinq (5) jours.

ARTICLE 3 – CONFIDENTIALITÉ ET CONFORMITÉ

Le Prestataire reconnaît que, dans le cadre du présent contrat, il pourra avoir accès à des renseignements confidentiels, professionnels ou personnels relevant du secret professionnel notarial. Il s'engage à les traiter avec la plus stricte confidentialité et à respecter l'ensemble des obligations applicables, notamment :

• La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25), telle que modifiée ;

• La Loi sur le notariat et les obligations déontologiques applicables au Client ;

• Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) lorsque applicable, ainsi que toute autre réglementation équivalente en fonction du territoire concerné.

Le Prestataire s'engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les données contre tout accès non autorisé, perte, altération ou divulgation, conformément aux meilleures pratiques de l'industrie.

Les obligations de confidentialité prévues au présent article survivent à la résiliation du contrat pour une durée de cinq (5) ans.

ARTICLE 4 – PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE ET DONNÉES DU CLIENT

La Plateforme, ses composantes logicielles, son code source, ses gabarits et toute documentation y afférente demeurent la propriété exclusive du Prestataire. Le présent contrat accorde au Client un droit d'utilisation non exclusif et non transférable de la Plateforme pour la durée du contrat.

Les données, renseignements et documents téléversés par le Client ou ses clients sur la Plateforme demeurent en tout temps la propriété exclusive du Client. À la résiliation du contrat, le Client pourra récupérer ses données dans un format raisonnablement exploitable, sur demande écrite formulée dans les trente (30) jours suivant la résiliation.

ARTICLE 5 – OBLIGATIONS DU CLIENT

Le Client s'engage à :

• Fournir au Prestataire, dans un délai raisonnable, l'ensemble des informations, documents et accès nécessaires à la configuration de la Plateforme (notamment la liste des utilisateurs, les coordonnées du responsable informatique pour l'intégration OneDrive, et les contenus à intégrer au formulaire) ;

• Utiliser la Plateforme conformément à sa destination et aux lois applicables ;

• Maintenir la confidentialité des identifiants de connexion attribués à ses utilisateurs ;

• Acquitter les sommes dues selon les modalités prévues à l'Article 2.

ARTICLE 6 – LIMITATION DE RESPONSABILITÉ

Le Prestataire s'engage à fournir ses services avec diligence, compétence et selon les règles de l'art. Cette obligation est une obligation de moyens et non de résultat.

La responsabilité du Prestataire ne saurait être engagée pour les dommages indirects, pertes de profits, pertes de clientèle ou pertes de données résultant de causes externes à la Plateforme (notamment défaillance d'Internet, du fournisseur de stockage tiers, ou faute du Client ou de tiers).

En tout état de cause, la responsabilité totale du Prestataire, toutes causes confondues, est limitée au montant des sommes effectivement payées par le Client au Prestataire au cours des douze (12) mois précédant la survenance du fait générateur de responsabilité.

ARTICLE 7 – DURÉE

Le présent contrat prend effet à compter de la date de signature par les Parties et demeure en vigueur pour une durée indéterminée, sauf résiliation conformément à l'Article 8.

ARTICLE 8 – RÉSILIATION

8.1 Résiliation d'un commun accord

Les Parties peuvent mettre fin au contrat à tout moment par accord écrit, sans pénalité, sous réserve du paiement des sommes dues pour les services rendus jusqu'à la date de résiliation.

8.2 Résiliation par le Client

Le Client peut résilier le contrat en tout temps en transmettant un avis écrit au Prestataire avec un préavis de trente (30) jours.

Les frais de mise en service et toutes autres prestations ponctuelles déjà réalisées demeurent dus. Aucun remboursement ne sera effectué pour les périodes mensuelles déjà commencées.

8.3 Résiliation par le Prestataire

Le Prestataire peut mettre fin au contrat à tout moment, moyennant un préavis écrit de trente (30) jours, ou sans préavis en cas de manquement grave du Client à ses obligations, notamment en cas de défaut de paiement persistant ou d'utilisation de la Plateforme contraire aux lois applicables.

ARTICLE 9 – FORCE MAJEURE

Aucune des Parties ne sera tenue responsable d'un manquement à ses obligations résultant d'un cas de force majeure, tel que défini au Code civil du Québec, notamment les pannes prolongées d'Internet ou d'hébergement, cyberattaques majeures, catastrophes naturelles ou décisions gouvernementales rendant l'exécution du contrat impossible.

ARTICLE 10 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES

10.1 Loi applicable et juridiction

Le présent contrat est régi par les lois en vigueur dans la province de Québec et les lois fédérales du Canada qui y sont applicables. Tout litige relatif à son interprétation ou à son exécution relève de la compétence exclusive des tribunaux du district judiciaire de Québec.

10.2 Intégralité du contrat

Le présent contrat constitue l'entente intégrale entre les Parties et remplace tout accord, écrit ou verbal, antérieur portant sur le même objet. Toute modification doit faire l'objet d'un avenant écrit signé par les deux Parties.

10.3 Cession

Aucune des Parties ne peut céder le présent contrat à un tiers sans le consentement écrit préalable de l'autre Partie, lequel ne peut être refusé sans motif raisonnable.

10.4 Avis et communications

Tout avis ou communication transmis dans le cadre du présent contrat doit être fait par écrit et envoyé par courriel ou par courrier recommandé aux adresses indiquées en en-tête du contrat.

SIGNATURES

EN FOI DE QUOI, les Parties ont signé le présent contrat en double exemplaire, à la date et au lieu indiqués ci-dessous, chaque Partie reconnaissant en avoir reçu une copie.

EN FOI DE QUOI, LES PARTIES ONT SIGNÉ LE PRÉSENT CONTRAT À QUÉBEC, EN DATE DU
_13/05_ 2026.

PRESTATAIRE - 9532-8654 QUÉBEC INC.

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Représenté Par : Antoine Dominique Maboula, président

CLIENT(E) - KOSTAKOS NOTAIRE INC.

Signature

Représenté Par : Me Effie Kostakos, notaire